5 stappen voor goede offboarding

Vervang de term ‘vertrekkende’ of ‘oud-medewerker’ door ‘alumni’. Dit zijn namelijk mensen die zonder jou verdergaan. Maar ze blijven hoe dan ook altijd een beetje DNA van jouw organisatie met zich meedragen. Familie koester je, en deze mensen dus ook.

Dit klinkt misschien als een no-brainer, maar er zijn nog te veel organisaties die vertrekkende medewerkers behandelen als ‘niet meer belangrijk’. Maar ze zijn potentiële ambassadeurs! Dus, noem ze liever alumni.  

Het inrichten van een proces is wel het minimale wat je als organisatie aan offboarding kan doen. Want een goede offboarding is ook positief voor medewerkers die blijven. Zorg daarom voor een gestroomlijnd proces. Moeilijk? Nee. Zorg voor je offboarding voor een draaiboek, net als voor je onboarding. Hierdoor houd je het proces overzichtelijk en effectief.

Richt je in het draaiboek op de communicatie, planning, administratieve afronding, overdracht, inleveren van bedrijfseigendommen en exitgesprek. Door ook de nieuwe medewerker erbij te betrekken, faciliteer je een soepele overgang en borg je de continuïteit op een duurzame manier. 

Wil je een blijvende band met je alumni? Bied ze een uitgebreid alumniprogramma aan waarmee ze betrokken blijven bij de organisatie en elkaar. Zo hebben alumni toegang tot een waardevol netwerk waar zowel zij als jouw organisatie volop van profiteren.

Eenmaal enthousiast over je programma, zullen alumni dit delen met anderen. Dat betekent niet alleen gratis publiciteit, maar ook een flinke boost voor je imago, organisatieontwikkeling en talentbeheer. Deel dus die relevante nieuwtjes en vacatures, toon interesse in hun carrière en prestaties en nodig ze uit voor netwerkactiviteiten.

Alumni recruitment wordt dan een stuk logischer en eenvoudiger. Het is belangrijk om breed te blijven communiceren met je alumni. Een goed ingerichte community maakt hier het verschil. Zo krijgt je organisatie direct toegang tot alle alumni en hun netwerken. Dit is cruciaal in de zoektocht naar nieuwe collega's, klanten of partners.

Maar denk nog breder. Nodig alumni uit om hun kennis te delen, bijvoorbeeld door mee te denken over nieuwe producten of diensten. Vooral gepensioneerden willen hun ideeën graag in de praktijk brengen. Of misschien wil je alumni zelfs laten plaatsnemen in de sollicitatiecommissie.

Haal het maximale uit je alumninetwerk door gamification-elementen toe te voegen. Vertrekkende medewerkers hebben vaak interesse om via een online connectie bij te dragen aan jouw succes als vorige werkgever. Zeker als daar een serieuze incentive aan gekoppeld is. Motiveer alumni door scores toe te kennen aan hun activiteiten en verbind hier bonussen aan.

Deze extra betrokkenheid creëert diepgaandere én nieuwe contacten tussen mensen. Dat vergroot het bereik van je organisatie fors.